Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работников, которые в электронном виде собирает и хранит Пенсионный фонд. Данные для наполнения «электронных книжек» ПФР собирает из отчетов работодателей.
Трудовая книжка постепенно перестает быть привычной «книжкой».
Что должен делать работодатель
У работодателя появилось 2 новые обязанности:
Сдавать отчеты СЗВ-ТД в Пенсионный фонд
По форме СЗВ-ТД нужно отчитываться в ПФР о кадровых перемещениях работников. Подается на каждого работника, который был принят, уволен, переведен на другую постоянную работу, а также на того, кто подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку или о сохранении бумажной.
До 31.10.2020 уведомить работников о необходимости сделать выбор
Работник сам решает судьбу своей бумажной трудовой книжки. Есть выбор: продолжить ведение бумажной трудовой книжки или отказаться от нее, оставив только электронную.
Каждому работнику необходимо вручить письменное уведомление в срок до 31.10.2020г.
Рекомендуемая форма уведомления, опубликована на официальном сайте Роструда.
У работодателя должен остаться экземпляр с распиской работника в получении уведомления.
Таким образом работодатель сможет подтвердить, что он исполнил обязанность и уведомил работника.
Рекомендуем хранить данные экземпляры с остальными кадровыми документами.
К уведомлению рекомендуем прикрепить шаблон заявления для работника в форме анкеты. Благодаря шаблону работнику будет проще подать заявление, не будет вопросов по формулировкам и прочему.
Образец заявления-анкеты для работника:
Если работник отказался от бумажной трудовой книжки
1. В бумажную трудовую книжку вносится соответствующая запись. Рекомендуем использовать формулировку из Письма Минтруда России от 12.02.2020 N 14-2/В-150:
«Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ)».
2. В книге учета движения трудовых книжек* делается запись:
«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)».
Работник расписывается в получении трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек.
*Документ «книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», должен вести каждый работодатель, хоть об этом многие забывают. Форма утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.
К слову, отсутствие книги учета движения трудовых книжек является нарушением трудового законодательства, наказуемого по ст. 5.27. КоАП. Штраф составляет от 1 000 до 5 000 для ИП, для организаций = от 30 000 до 50 000 рублей.
3. Трудовая книжка выдается работнику на руки.
Теперь работодатель не несет ответственности за сохранность бумажной трудовой книжки.
4. Сдать СЗВ-ТД не позднее 15-го числа следующего месяца. В отчете нужно отразить выбор работника.