Электронная трудовая книжка: новые обязанности работодателя

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работников, которые в электронном виде собирает и хранит Пенсионный фонд. Данные для наполнения «электронных книжек» ПФР собирает из отчетов работодателей.
Трудовая книжка постепенно перестает быть привычной «книжкой».

Что должен делать работодатель

У работодателя появилось 2 новые обязанности:

Сдавать отчеты СЗВ-ТД в Пенсионный фонд

По форме СЗВ-ТД нужно отчитываться в ПФР о кадровых перемещениях работников. Подается на каждого работника, который был принят, уволен, переведен на другую постоянную работу, а также на того, кто подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку или о сохранении бумажной.

До 31.10.2020 уведомить работников о необходимости сделать выбор

Работник сам решает судьбу своей бумажной трудовой книжки. Есть выбор: продолжить ведение бумажной трудовой книжки или отказаться от нее, оставив только электронную.

Каждому работнику необходимо вручить письменное уведомление в срок до 31.10.2020г.

Рекомендуемая форма уведомления, опубликована на официальном сайте Роструда

У работодателя должен остаться экземпляр с распиской работника в получении уведомления.
Таким образом работодатель сможет подтвердить, что он исполнил обязанность и уведомил работника.
Рекомендуем хранить данные экземпляры с остальными кадровыми документами.

К уведомлению рекомендуем прикрепить шаблон заявления для работника в форме анкеты. Благодаря шаблону работнику будет проще подать заявление, не будет вопросов по формулировкам и прочему.

 

Образец заявления-анкеты для работника:

электронная трудовая книжка

Если работник отказался от бумажной трудовой книжки

1. В бумажную трудовую книжку вносится соответствующая запись.  Рекомендуем использовать формулировку из Письма Минтруда России от 12.02.2020 N 14-2/В-150:

«Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ)».

электронная трудовая книжка

2. В книге учета движения трудовых книжек* делается запись:

«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)».

Работник расписывается в получении трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек.

*Документ «книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», должен вести каждый работодатель, хоть об этом многие забывают. Форма  утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.
 К слову, отсутствие книги учета движения трудовых книжек является нарушением трудового законодательства, наказуемого по ст. 5.27. КоАП. Штраф составляет от 1 000 до 5 000 для ИП, для организаций = от 30 000 до 50 000 рублей.

 3. Трудовая книжка выдается работнику на руки.

Теперь работодатель не несет ответственности за сохранность бумажной трудовой книжки.

4. Сдать СЗВ-ТД не позднее 15-го числа следующего месяца. В отчете нужно отразить выбор работника.