О порядке выдачи расчетных листков работникам при выплате зарплаты

Расчетный листок – обязательный документ, выдавать который каждому работнику требует Трудовой кодекс РФ.

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

  • о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
  • о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
  • о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
  • об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Работодатель должен утвердить форму расчетного листка соответствующим локальным нормативным актом. Например, издать Приказ об утверждении формы расчетного листка с приложением образца расчетного листка.

Применение не утвержденной формы расчетного листка является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность
(Постановление Верховного Суда РФ от 23.12.2010 N 75-АД10-3).

Для подтверждения факта выдачи и получения работниками расчетных листков целесообразно вести журнал выдачи расчетных листков.

Расчетный листок в электронной форме

Расчетные листки можно направлять работникам в электронной форме по электронной почте, но только в том случае, если такой порядок документально закреплен у работодателя, например, в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте (Письмо Минтруда России от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560)

У работников также необходимо запросить заявления на выдачу расчетных листков в электронной форме с указанием адреса электронной почты.

Письма с расчетными листками рекомендуется отправлять в виде зашифрованного архива с паролем (во избежание разглашения персональных данных) с уведомлением о доставке и прочтении для подтверждения факта выдачи работнику расчетного листка.

Сколько раз в месяц следует выдавать расчетный листок?

По разъяснениям Роструда

расчетный листок выдается один раз в месяц при начислении и выплате работнику второй части заработной платы (как правило, в конце месяца).

Расчетный листок должен содержать информацию об общей денежной сумме подлежащей выплате / уже выплаченной, в том числе о сумме, выплаченной за первую половину месяца. (Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1).

Важно понимать, что письма Роструда имеют рекомендательный характер и не содержат норм права, т.е. не имеют силы закона. И, так как частота выдачи расчетных листков трудовым законодательством прямо не установлена, данный вопрос порождает дискуссии.

Так, из буквального толкования (дословного прочтения) норм статьи 136 Трудового кодека можно сделать вывод о том, что расчетный листок должен выдаваться при каждой выплате зарплаты, т.е. 2 раза в месяц (расчетный листок выдается при выплате заработной платы, а заработная плата выплачивается не реже, чем 2 раза в месяц).

Ответственность работодателя за невыдачу расчетного листка

Невыдача работнику расчетного листка, выдача расчетного листка, оформленного с нарушениями требований трудового законодательства, а также применение не утвержденной работодателем формы расчетного листка может повлечь административную ответственность (ч.1, ч. 2 ст. 5.27. КоАП РФ) в виде административного штрафа:

— на должностных лиц от 10 000 до 20 000 руб.; за повторное в т.ч. дисквалификация от 1 до 3х лет,

— на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица — от 1 000 до 5 000 руб.; за повторное от 10 000 до 20 000 руб.

— на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.; за повторное от 50 000 до 70 000 руб.